Effiziente Dokumentenverwaltung im digitalen Arbeitsalltag


Dokumente gehören fest zum Berufsalltag. Täglich erreichen neue Dateien das digitale Postfach, werden bearbeitet, kommentiert und weitergeleitet. Die wachsende Anzahl unterschiedlichster Dokumenttypen stellt viele vor organisatorische und technische Herausforderungen.

 

PDF-Dateien nehmen dabei eine zentrale Rolle ein. Ihr einheitliches Format bleibt über verschiedene Systeme hinweg gleich und gewährleistet, dass Informationen beim Empfänger originalgetreu ankommen, von Verträgen bis Präsentationsmaterial. Ohne geeignete Bearbeitungslösungen kann der Umgang mit PDFs jedoch aufwendig und umständlich werden.

 

Der digitale Wandel hat grundlegende Veränderungen im Umgang mit Dokumenten bewirkt. Neue Möglichkeiten zur effizienten Organisation und Bearbeitung entlasten Mitarbeitende und bieten Potenzial für eine produktivere Zusammenarbeit am …

Was sind Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und wofür werden sie benötigt?

Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sind schon aufgrund rechtlicher Vorgaben in der heutigen Zeit unverzichtbar. Die GoBD („Grundlagen für die ordnungsgemäße Buchführung und den Datenzugriff“) schreibt vor, dass geschäftsrelevante Papiere revisionssicher abzulegen sind. Dies bedeutet, sie dürfen nachträglich nicht mehr veränderbar sein. Dies macht eine elektronische Ablage notwendig. Diese Vorgabe beschreibt zugleich eine der zentralen Aufgaben eines DMS. Offen bleibt, was es eigentlich genau ist – und welche weiteren Fähigkeiten es besitzt.

Dokumentenmanagementsysteme digitalisieren den „Papierkrieg“

Bei Dokumentenmanagementsystemen handelt es sich um Softwarelösungen, die zu der Familie von Anwendungen im Bereich des Enterprise Content Managements (ECM) zählen. …